En esta serie, el corresponsal de recursos humanos Tay Hong Yi brinda respuestas prácticas a preguntas sinceras sobre cómo afrontar los desafíos en el lugar de trabajo y avanzar en su carrera. Obtén más consejos registrándote
Boletín Headstart del Straits Times.
A: Los empleadores con operaciones transfronterizas, o aquellos con clientes internacionales, pueden necesitar formar equipos compuestos por personas de todo el mundo que viven en diferentes zonas horarias.
A veces, esto puede resultar en horas más largas o menos predecibles, especialmente cuando la colaboración depende en gran medida de reuniones en vivo o decisiones urgentes que requieren aportes de múltiples regiones, señala Linda Teo, gerente nacional de ManpowerGroup Singapur.
“Los miembros del equipo ubicados en zonas horarias que quedan fuera del horario laboral principal de la mayoría a menudo pueden ajustar sus horarios, ya sea comenzando antes o permaneciendo en línea más tarde.
“Con el tiempo, esto puede provocar fatiga y, si no pueden asistir a las reuniones con regularidad, esto puede dar lugar a una visibilidad reducida o una participación desigual en la toma de decisiones”, afirmó la señora Teo.
Sin embargo, estos resultados a menudo se pueden evitar con una planificación cuidadosa tanto por parte de los empleados como de los líderes que los apoyen, añade.
“Por ejemplo, rotar los horarios de las reuniones entre zonas horarias ayuda a distribuir los compromisos fuera del horario laboral de manera más equitativa, asegurando que ningún grupo soporte la carga de un horario constantemente inconveniente.
“Muestra respeto por el tiempo de todos y promueve una cultura de equipo más inclusiva”, afirmó la señora Teo.
De manera similar, la Sra. Annie Kok, gerente de proyectos de la consultora estratégica de recursos humanos DecodeHR, alienta a los empleados a comunicar su disponibilidad de manera temprana y clara, para minimizar los conflictos de programación.
“Si franjas horarias específicas caen constantemente fuera de su horario habitual, hable y sugiera rotar los horarios de las reuniones para compartir la carga”.
Los empleados también deberían optar por reuniones sincrónicas en las que todos estén presentes, independientemente de las diferencias horarias.
“Guarde llamadas en vivo para discusiones que requieran aportes, comentarios o creación de relaciones inmediatas en tiempo real”, dice la Sra. Cock.
Las reuniones entre zonas horarias deberían ser la excepción, no la norma, añade.
Esto se debe a que las actualizaciones de estado o el intercambio de información se pueden manejar fácilmente sin una reunión en vivo a través de documentos escritos compartidos, sesiones informativas grabadas o software de chat.
Los trabajadores también deben evaluar si es realmente necesario un trabajo extensivo entre zonas horarias en función de la naturaleza de su industria y su trabajo.
“Sectores como la tecnología, las finanzas y los servicios profesionales a menudo se benefician del trabajo en equipo global, mientras que industrias como la atención sanitaria, la educación o el comercio minorista están más arraigadas a nivel local”, señala la señora Coke.
Ambos expertos aconsejan a las personas que aprovechen los acuerdos de trabajo flexibles que reducen el costo del tiempo personal, incluso si tienen que venir a trabajar en horarios inusuales.
Los horarios de inicio escalonados y los turnos divididos, donde las horas de trabajo se dividen en partes más pequeñas del día, son dos métodos clave que pueden respaldar una buena gestión del tiempo.
Pero los expertos añaden que los empleadores tienen la responsabilidad de estar abiertos a tales medidas cuando se les solicite.
Los equipos también deben acordar una ventana clave de colaboración que funcione razonablemente bien para todos los miembros, para garantizar que algunas personas no se sientan abrumadas.
Al mismo tiempo, las empresas y los equipos deben establecer expectativas claras sobre la disponibilidad y los tiempos de respuesta que varían según la hora del día para cada empleado, dijo Kok.
También dijo que los empleados que se encuentran bajo presión para trabajar en horarios impares en comparación con colegas de otros lugares deberían plantear el problema a su gerente o líder de equipo.
“Si el problema persiste, comuníquese con Recursos Humanos o con un gerente de nivel superior para que le ayuden a encontrar una solución justa”.
La Sra. Teo sugiere que los trabajadores en esta situación documenten casos específicos, como llamadas repetidas a altas horas de la noche o plazos que constantemente requieren trabajar fuera de horario, y expliquen cómo esto está afectando su capacidad para gestionar el trabajo y las responsabilidades personales.
“Crear una conversación en torno a la productividad y la equidad del equipo en lugar de las dificultades individuales puede conducir a resultados más constructivos”.
Por su parte, los equipos de recursos humanos pueden desempeñar un papel activo a la hora de facilitar el diálogo abierto, establecer canales de retroalimentación claros y revisar si las prácticas actuales del equipo se alinean con los valores de la empresa y los objetivos a largo plazo, afirmó Teo.
La Sra. Coke dijo: “Los gerentes y líderes de equipo también deben mantenerse bajo control. Administrar un equipo que cruza zonas horarias no es fácil”.
Agrega que sin contacto personal o visibilidad de lo que todos hacen, es fácil que los gerentes caigan en la microgestión.
“Es importante centrarse en los resultados, no en las actividades. Cuando se mide el éxito por los resultados en lugar de por las horas o los controles constantes, las personas pueden trabajar de forma más independiente y sentirse confiadas en su cumplimiento”.
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